Perché adottare il workflow management e quali vantaggi otterremo nel farlo?
Se ancora non avete intrapreso la strada della digitalizzazione dei processi aziendali vi suggeriamo 10 buoni motivi per farlo!!!
Abbiamo raggiunto brillanti risultati con uomini normali, capaci di gestire e rispettare processi eccellenti; notiamo che i nostri concorrenti spesso ottengono risultati normali, talvolta mediocri, con uomini brillanti che gestiscono processi disastrosi poco rispettati
Soichiro Toyoda, Presidente Toyota Corporation
Per approfondire guarda Processi aziendali istruzioni per l’uso
Primo punto – Ottimizzare per ridurre costi
Quanto tempo impieghiamo per chiudere un’attività in azienda? Abbiamo tutti gli strumenti per farlo nel modo più efficace possibile?
Dotarci di un software di workflow management ci consentirà di dare una risposta a queste domande. Ottimizzare le procedure per ridurre gli sprechi, eliminare le ridondanze e le operazioni non a valore aggiunto restituendo agli operatori tempo e valore da spendere in attività di maggiore interesse per l’azienda.
Secondo punto – Migliorare la vita lavorativa
Organizzare le attività in processi porta tutta una serie di vantaggi che di fatto rendono migliore la nostra permanenza in ufficio.
Eliminare la carta, semplificare le attività, avere un cruscotto unico dove gestire tutti i task che mi sono assegnati, ridurre drasticamente lo stress da mail, far lavorare il sistema al posto mio per tutta una serie di operazioni, controlli e avvisi. Sono solo alcuni dei benefici che avremmo fin da subito. Coinvolgendo più reparti e aumentando il numero di processi non faremo altro che aumentare i benefici che otterremo.
Terzo punto – Minimizzare il tasso di errore
Adottare il workflow management vuol dire essere guidati nelle nostre attività quotidiane. Quando il sistema ci chiederà di svolgere un compito ci fornirà anche tutte le informazioni che ci servono per poterlo fare, ci guiderà nella compilazione delle informazioni richieste ed effettuerà controlli per noi. Se è richiesta la creazione di un documento ci verrà fornito già precompilato per quanto possibile, e questi sono solo alcuni degli strumenti che ci vengono messi a disposizione.
E’ chiaro quindi come il passare dal compilare un Excel o similari ad un processo di workflow, riduca se non azzeri il tasso di errore.
Quarto punto – Migliorare le comunicazioni aziendali
All’avvio di un processo sarà il sistema stesso ad assegnare attività e quindi pilotare gli avvisi tra i vari attori, si occuperà di monitorare i tempi di esecuzione ed eventualmente effettuare solleciti. Questo meccanismo di fatto riduce l’uso della mail anche in virtu’ del fatto che vengono chiamati in causa solo le figure realmente coinvolte.
Quinto punto – Riportare in azienda il valore dell’informazione
I collaboratori sono il bene più prezioso dell’azienda. Nelle loro mani risiede quota parte di tutte le informazioni e delle procedure che muovono gli ingranaggi della nostra azienda.
Cosa accadrebbe se un collaboratore “Chiave” ci lasciasse?
Perderemmo con lui le sue conoscenze?
La gestione per processi ci aiuta quindi a riportare il valore delle informazioni e dei processi in azienda, semplificando anche l’inserimento di nuovi collaboratori che si troveranno già pronte le attività da seguire con le relative istruzioni operative.
Sesto punto – Reperire velocemente le informazioni
Rendere disponibili le informazioni subito ed in modo controllato e avere accesso solo alle informazioni che ci competono con grande semplicità ed immediatezza. Partire da un documento per vedere tutta la catena di informazioni ad esso correlate.
Settimo punto – Costruirsi una base dati per le future strategie
Nella gestione destrutturata delle informazioni si tende a semplificare, evitando quindi di trascrivere informazioni utili al nostro business. Lavorare in digitale, magari su piattaforme web, ci consente di registrare in maniera semplice e rapida tutta una serie di informazioni che altrimenti andrebbero perdute. Questo, unito al patrimonio di informazioni alimentato dai processi che giornalmente girano in azienda, crea una base dati a valore che se ben utilizzata sarà di sicuro impatto nelle strategie di business future.
<<Non si può migliorare ciò che non si conosce e non si misura>>
Ottavo punto – Avere sempre sotto controllo lo stato delle attività
Un beneficio che avremmo fin da subito è quello di tenere sempre sotto controllo tutti i processi che stanno girando in azienda, il loro stato di avanzamento ed il carico di lavoro delle persone coinvolte. Un vero e proprio quadro sinottico magari sotto forma di comode dashboard.
Nono punto – Smistare dinamicamente le attività
Dinamismo e decisioni prese in tempo reale sono punti focali quando si tratta di dover assegnare attività. Se correttamente istruito il motore di workflow sarà in grado di smistare i compiti con grande efficienza tenendo conto anche di eventuali assenze. In caso di picchi di lavoro potremmo coinvolgere nel processo anche personale da altri reparti guidandoli nelle attività da svolgere.
Decimo punto – Migliorare la Cybersecurity
Migliorare la sicurezza delle infrastrutture e proteggere i tuoi dati da accessi indesiderati e da tutta una serie di minacce esterne (vedi ransomware), è la diretta conseguenza dell’utilizzo di un sistema di gestione documentale (DMS) che spesso troviamo direttamente integrato nei motori di Workflow.
Inoltre, sapere chi ha consultato o modificato un documento o un’informazione, chi ha preso parte ad un processo e con che ruolo, saranno informazioni reperibili con pochi click e tutti i vantaggi del caso.
Conclusioni
Spero di avervi trasmesso la curiosità di provare o quanto meno di vedere in azione un motore di workflow management. Qui troverete un elenco di soluzioni software che abbiamo selezionato per voi, altrimenti sentitevi liberi di contattarci . Saremo lieti di aiutarvi.
Non mi resta che salutarci e augurarvi buon workflow!!!
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