Processi aziendali istruzioni per l’uso

I processi aziendali ovvero come ottimizzare e migliorare le procedure che tutti i giorni impattano la mia azienda.

Con il termine processi aziendali ci riferiamo a tutte quelle procedure che giornalmente svolgiamo in azienda, (ri)viste in ottica digitale in modo da ottimizzarle e migliorarle. Di come demandare ad un software la gestione di tutte le attività, soprattutto quelli non a valore aggiunto, per dare valore al tempo delle persone e migliorarne la vita lavorativa.

Guardando l’operatività aziendale ne siamo circondati, dall’ approvazione di un preventivo alla realizzazione dell’offerta, dell’approvazione di una fattura di acquisto alla gestione di una conformità o di una non conformità, della gestione delle scadenze sui contratti, sul parco automezzi, fino ai controlli automatizzati su documenti, passando per le procedure che si attivano sulle richieste dei nostri collaboratori o dei clienti, e tanto tanto altro. Le applicazioni sono innumerevoli e coinvolgono tutti i reparti aziendali nessuno escluso.

Terminologia

Quando si parla di processi aziendali sono 2 i termini ricorrenti, BPM e Workflow Management.

Per la mappatura dei processi aziendali facciamo riferimento al BPM “Business project management”, Trattasi di tutta la parte di analisi e rielaborazione dei processi in ottica di ottimizzazione e miglioramento delle nostre attuali procedure.

Per la trasposizione in modelli software ci affidiamo alla gestione dei flussi di lavoro anche detta workflow management. Avremo quindi a disposizione un modellatore che ci consentirà di disegnare i nostri processi ed un motore che si occuperà di renderli operativi. Tramite pc o in mobilità verremo quindi coinvolti nelle attività (Task) che richiedono il nostro intervento.

Prima di andare avanti quindi dobbiamo capire cosa può fare un workflow per noi e quali sono i punti di forza che una gestione per processi può portare nei nostri uffici.

Vantaggi dell’approccio per processi

1. Dare valore al tempo delle persone e svilupparne il potenziale
2. Ridurre l’entità dei problemi almeno del 20% 
3. Automatizzare tutte le procedure non a valore aggiunto
4. Creare e gestire processi approvativi
5. Smistare compiti fra i diversi attori di un processo
6. Avere sempre il controllo dello stato di avanzamento di un processo
7. Avere la possibilità di consultare la storia di un processo anche a distanza di anni
8. Semplificare la gestione delle deleghe per le attività in carico ad un utente
9. Definire e controllare i tempi
10. Creare una base dati per gli strumenti di Business Intelligence (BI)
11. Condividere informazioni in maniera controllata
12. Migliorare la sicurezza delle informazioni
13. Ridurre i tempi di formazione e di aggiornamento
14. Riportare in azienda tutto il valore derivante dalla definizione di un processo
15. Standardizzare i modelli comunicativi (mail/sms/fax/ecc.)

Ripensare quindi i processi aziendali, la mappatura

Il primo passo quindi è quello di mappare tutti i nostri processi, chi gestisce il processo ne determina il risultato!!!

Realizzare la mappatura dei vostri processi vi darà sicuramente degli ottimi spunti per migliorare. Ma siate consapevoli che non sempre quello che pensate stia succedendo in azienda corrisponde con ciò che realmente accade nella realtà. Se volete cimentarvi nella modellazione grafica potete usare draw.io un prodotto completamente web e gratuito.

Per approfondire l’argomento della mappatura stiamo realizzando una guida specifica stay tuned.

Revisione dei processi aziendali

Durante il processo di revisione è di fondamentale importanza rivedere tutte le procedure, tenendo bene a mente non quello che stiamo facendo ora ma come idealmente vorremmo che funzionasse.

Questo è il giusto approccio mentale con il quale affrontare le revisioni dei processi attuali, poi magari non tutto è fattibile, ma quello che lo sarà sicuramente porterà innovazione e migliorie (un punto a favore per la riuscita del progetto in azienda).

Una volta mappato il nostro processo andremo ad identificare tutti quei punti dove una gestione informatica può portare grandi miglioramenti, ad esempio:

Nelle attività (Task) di tipo approvativo l’utilizzo di motori di workflow fa si che l’avanzamento del task verso un determinato esito (approvo/rifiuto/ecc.) sostituisca a tutti gli effetti la firma su carta per approvazione, considerando che l’approvazione può essere data anche in mobilità, avremo una riduzione dei tempi significativa.

La creazione di un documento non dovrà piu’ essere analogica (quindi acquisita tramite scanner o manualmente) bensi’ nativamente digitale dalla generazione alla firma delle parti in causa. (La nostra legislazione in merito alla gestione informatica delle firme è tra le piu’ evolute in Europa, approfittiamone).

Questi sono solo 2 esempi di come poter trarre vantaggio dalla gestione dei processi, ovviamente ce ne sono molti altri ed è qui che diventa importante affidarsi alle persone giuste, un consulente esperto fa la differenza sull’indice di miglioramento che possiamo ottenere.

Con quale processo partire?

Possiamo identificare il “mal di pancia” quella procedura particolarmente problematica e partire da li, è un modo di approcciare la digitalizzazione in azienda anche se a mio avviso non il piu’ produttivo.

Il primo processo con il quale partire dovrebbe essere un qualcosa di snello ed allo stesso tempo produttivo in tremini di benefici, questo perchè l’introduzione del software in azienda verrà percepita come positiva e migliorativa dell’attuale status lavorativo aprendoci le porte a nuove implementazioni. Inoltre cosi facendo si avrà modo di prendere confidenza con le interfacce e con il sistema che le governa. Di rimando quindi saremo piu’ consapevoli nell’ affrontare il prossimo processo.

Quali software utilizzare?

Per realizzare un work-flow avremo quindi bisogno di un software adeguato che ci consenta sia la modellazione grafica che l’esecuzione del processo. Sarà sicuramente un prodotto Web per dar modo ai vari utilizzatori di partecipare alle attività anche in mobilità, dovrà essere integrabile con le altre piattaforme presenti in azienda.

La scalabilità e cruciale, il processo di digitalizzazione non si ferma mai !!! sempre piu’ uffici verranno messi sotto processo, per questo necessitiamo di un motore che nel tempo ci consenta di crescere.

Sono molteplici gli aspetti da valutare e andrebbero visti sempre in base alle vostre esigenze.

Come scegliere il partner al quale affidarsi per la realizzazione del progetto

A mio parere la vera differenza nei progetti di digitalizzazione piu’ che il software da utilizzare (che rimane comunque una componente chiave) sta nel partner al quale affidarsi e con il quale fare squadra per raggiungere gli obiettivi.

Come accennavo precedentemente l’esperienza è importante, il consulente deve avere un bagaglio tecnico che gli consenta una visione chiara, per poter suggerire soluzioni (magari applicate in altre realtà).

Non a caso ho usato il termine “squadra” sarà fondamentale identificare un referente aziendale che segua il progetto, cosi’ come avere da parte del partner figure dedicate con le quali confrontarsi che conoscano quindi le nostre esigenze e l’evoluzione dei nostri processi. Si può anche ingaggiare un PM (project manager) interno o esterno per seguire alcuni progetti o l’intero processo di digitalizzazione.

In ultimo considerate anche il numero di consulenti che il partner può mettere in campo, una volta partiti vedrete che il motore di work-flow diventerà critico per il vostro business ed è sempre buona cosa avere un consulente a disposizione per eventuali problematiche.

Collaboration la nuova frontiera

I confini digitali si ampliano, estendere le nostre infrastrutture digitali a clienti, fornitori o collaboratori esterni rappresenta una forte componenti di innovazione.

Come ci insegna la lean manufacturing dobbiamo aprire i nostri processi verso l’esterno coinvolgendo direttamente nelle attività decisionali gli stakeholder esterni. I vantaggi di avere risposte piu’ veloci e direttamente integrate nelle nostre procedure ridurrà drasticamente i tempi di attesa ai quali eravamo abituati. Le figure coinvolte beneficeranno a loro volta dell’approccio per processi e non è raro che loro stessi ne adottino il modello.

Un saluto e buon workflow !!!