Workflow – Ambiti di utilizzo

Workflow management esempi pratici di utilizzo

Di seguito alcuni ambiti dove l’utilizzo di workflow management e gestione documentale ha portato miglioramenti significativi nelle procedure e nella vita aziendale. Considerate questo elenco solo come un punto di partenza c’e’ un mondo da digitalizzare !!!

Siamo solo agli inizi di questo blog, con il tempo l’intenzione è quella di argomentare ogni voce con degli esempi raccolti sul campo stay tuned…

Per approfondire il concetto di processo aziendale e della sua applicazione pratica qui trovate un’introduzione all’argomento.

Processi aziendali non riconducibili a reparti specifici

  • Gestione mail istituzionali
  • Gestione pec istituzionali
  • Conservazione sostitutiva delle Pec
  • Richieste del mondo esterno
  • Richieste interne all’azienda
  • Assegnazione delle attività
  • Distribuzione controllata dei documenti aziendali
  • GDPR Regolamento generale sulla protezione dei dati
  • Wiki aziendale
  • Gestione del protocollo
  • Sincronizzazione della documentazione aziendale e dei dipendenti verso entità esterne
  • Gestione del parco automezzi in ambito aziendale o trasporti
  • Organizzazione del consiglio di amministrazione CDA
  • Decreti e delibere in ambito di pubblica amministrazione

Un progetto assolutamente prioritario è quello di rendere la comunicazione tra la sede centrale e quelle periferiche del tutto paperless, i benefici saranno incredibili e credetemi è un’operazione alla portata di tutte le aziende.

Ufficio acquisti processo di…

  • RDA – Richieste di acquisto
    1. Acquisizione delle richieste
    2. Validazione ed approvazione delle richieste
    3. Richiesta dei preventivi e successiva validazione
  • Ciclo approvativo per gli ordini di acquisto
  • Gestione e monitoraggio degli ordini a fornitore
  • Collaboration con i fornitori per rendere l’ordine interattivo
  • Digitalizzazione del flusso DDT in uscita eliminando il cartaceo
  • Digitalizzazione dei DDT in ingresso
  • Controlli di qualità e conformità con le relative procedure
  • Accreditamento fornitori
  • Gestione accordi di fornitura e contratti

Una nota a parte merita il mondo dell’ordine elettronico NSO e dei processi che lo governano con i quali non ho avuto ancora il piacere di confrontarmi.

Amministazione processo di…

  • Digitalizzazione delle fatture estere
  • Gestione dei ddt di conto visione e similari
  • Automazione dei processi di fatturazione elettornica
  • Qualifica dei clienti
  • Ciclo approvativo delle fatture di acquisto
  • Automazione del controllo partite iva intracomunitarie VIES
  • Automazione degli alert es. relativi a fatture provenienti da deteminati fornitori
  • Gestione insoluti
  • Gestione contratti
  • Conservazione sostitutiva
  • Tutto il mondo della gestione doganale
  • Digitalizzazione delle note spesa
  • Recupero crediti

Ufficio commerciale processo di…

  • Gestione delle richieste di preventivo o capitolati
  • Generazione e validazione delle offerte
  • Gestione delle richieste dei clienti
  • Generazione, approvazione e distribuzione dei listini di vendita
  • Gestione delle scadenze e dei rinnovi contrattuali
  • Approvazione e distribuzione circolari alla rete vendita

Il mondo della Qualità processo di…

  • Procedure della qualità
    • Richiesta nuova procedura
    • Approvazione
    • Generazione
    • Distribuzione
    • Verifiche
    • Revisione dei documenti e delle procedure stesse
  • Gestione dei rischi dei reclami delle conformità e delle non conformità
  • Crazione manutenzione e distribuzione delle informazioni documentate
  • Azioni correttive e preventive

Dobbiamo considerare il mondo della qualità come un grande alleato per la digitalizzazione dei processi aziendali, ci fornisce strumenti e linee guida. Saranno la base sulla quale lavorare per entrare nel mondo dei processi.

Risorse umane HR processo di…

  • Gestione documenti dipendenti scadenze rinnovi e distribuzione interna ed esterna
  • Dai collaboratori (alcuni esempi)
    • Cambio Iban
    • Ferie e permessi
    • Certificati di malattia
    • Assegni familiari
    • Reclami e richieste
  • Per i collaboratori (alcuni esempi)
    • Distribuzione documentale
    • Comunicazione aziendali
    • Condivisione di manuali modelli e procedure
    • Tutte quelle richieste interattive delll’ufficio HR verso i collaboratori
  • Raccolta e indicizzazione dei curriculum vitae, anche mediante sistemi di OCR
  • Richieste da e per reparti/filiali/negozi
  • Tutta la fase di Recruiting e di selezione del personale
  • Verifiche e approvazioni pre preassunzione
  • Processo di assunzione
  • Inserimento del nuovo collaboratore, formazione, assegnazione materiale, automezzo
  • Ciclo approvativo dei documenti dell’HR verso i collaboratori
  • Gestione delle scadenze sul personale
  • Organizzazione dei corsi sicurezza e certificazioni

Post vendita processo di…

  • customer care
  • ticketing

NDR se vi state chiedendo se potete trasformare i vostri Excel di gestione in processi strutturati la riposta è assolutamente SI.

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