Workflow management esempi pratici di utilizzo
Di seguito alcuni ambiti dove l’utilizzo di workflow management e gestione documentale ha portato miglioramenti significativi nelle procedure e nella vita aziendale. Considerate questo elenco solo come un punto di partenza c’e’ un mondo da digitalizzare !!!
Siamo solo agli inizi di questo blog, con il tempo l’intenzione è quella di argomentare ogni voce con degli esempi raccolti sul campo stay tuned…
Per approfondire il concetto di processo aziendale e della sua applicazione pratica qui trovate un’introduzione all’argomento.
Processi aziendali non riconducibili a reparti specifici
- Gestione mail istituzionali
- Gestione pec istituzionali
- Conservazione sostitutiva delle Pec
- Richieste del mondo esterno
- Richieste interne all’azienda
- Assegnazione delle attività
- Distribuzione controllata dei documenti aziendali
- GDPR Regolamento generale sulla protezione dei dati
- Wiki aziendale
- Gestione del protocollo
- Sincronizzazione della documentazione aziendale e dei dipendenti verso entità esterne
- Gestione del parco automezzi in ambito aziendale o trasporti
- Organizzazione del consiglio di amministrazione CDA
- Decreti e delibere in ambito di pubblica amministrazione
Un progetto assolutamente prioritario è quello di rendere la comunicazione tra la sede centrale e quelle periferiche del tutto paperless, i benefici saranno incredibili e credetemi è un’operazione alla portata di tutte le aziende.
Ufficio acquisti processo di…
- RDA – Richieste di acquisto
- Acquisizione delle richieste
- Validazione ed approvazione delle richieste
- Richiesta dei preventivi e successiva validazione
- Ciclo approvativo per gli ordini di acquisto
- Gestione e monitoraggio degli ordini a fornitore
- Collaboration con i fornitori per rendere l’ordine interattivo
- Digitalizzazione del flusso DDT in uscita eliminando il cartaceo
- Digitalizzazione dei DDT in ingresso
- Controlli di qualità e conformità con le relative procedure
- Accreditamento fornitori
- Gestione accordi di fornitura e contratti
Una nota a parte merita il mondo dell’ordine elettronico NSO e dei processi che lo governano con i quali non ho avuto ancora il piacere di confrontarmi.
Amministazione processo di…
- Digitalizzazione delle fatture estere
- Gestione dei ddt di conto visione e similari
- Automazione dei processi di fatturazione elettornica
- Qualifica dei clienti
- Ciclo approvativo delle fatture di acquisto
- Automazione del controllo partite iva intracomunitarie VIES
- Automazione degli alert es. relativi a fatture provenienti da deteminati fornitori
- Gestione insoluti
- Gestione contratti
- Conservazione sostitutiva
- Tutto il mondo della gestione doganale
- Digitalizzazione delle note spesa
- Recupero crediti
Ufficio commerciale processo di…
- Gestione delle richieste di preventivo o capitolati
- Generazione e validazione delle offerte
- Gestione delle richieste dei clienti
- Generazione, approvazione e distribuzione dei listini di vendita
- Gestione delle scadenze e dei rinnovi contrattuali
- Approvazione e distribuzione circolari alla rete vendita
Il mondo della Qualità processo di…
- Procedure della qualità
- Richiesta nuova procedura
- Approvazione
- Generazione
- Distribuzione
- Verifiche
- Revisione dei documenti e delle procedure stesse
- Gestione dei rischi dei reclami delle conformità e delle non conformità
- Crazione manutenzione e distribuzione delle informazioni documentate
- Azioni correttive e preventive
Dobbiamo considerare il mondo della qualità come un grande alleato per la digitalizzazione dei processi aziendali, ci fornisce strumenti e linee guida. Saranno la base sulla quale lavorare per entrare nel mondo dei processi.
Risorse umane HR processo di…
- Gestione documenti dipendenti scadenze rinnovi e distribuzione interna ed esterna
- Dai collaboratori (alcuni esempi)
- Cambio Iban
- Ferie e permessi
- Certificati di malattia
- Assegni familiari
- Reclami e richieste
- Per i collaboratori (alcuni esempi)
- Distribuzione documentale
- Comunicazione aziendali
- Condivisione di manuali modelli e procedure
- Tutte quelle richieste interattive delll’ufficio HR verso i collaboratori
- Raccolta e indicizzazione dei curriculum vitae, anche mediante sistemi di OCR
- Richieste da e per reparti/filiali/negozi
- Tutta la fase di Recruiting e di selezione del personale
- Verifiche e approvazioni pre preassunzione
- Processo di assunzione
- Inserimento del nuovo collaboratore, formazione, assegnazione materiale, automezzo
- Ciclo approvativo dei documenti dell’HR verso i collaboratori
- Gestione delle scadenze sul personale
- Organizzazione dei corsi sicurezza e certificazioni
Post vendita processo di…
- customer care
- ticketing
NDR se vi state chiedendo se potete trasformare i vostri Excel di gestione in processi strutturati la riposta è assolutamente SI.
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